Recomendaciones para el buen uso de su negocio

 Por Isabel Araica / 23 Noviembre 2017 / Consumidor – Trabajo – Negocios

Isabel Araica
Accounting & Tax Services Office

Contabilidad – Taxes personales y corporativos – Apertura y contabilidad de negocios Corporaciones – Nóminas – Impuestos sobre ventas

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El éxito de un negocio comienza por dar bien cada paso desde el principio. Muchos emprendedores o dueños de pequeños negocios cometen algunos errores en su forma de llevar la contabilidad, de utilizar sus gastos, ingresos y cuentas personales y de su corporación, que a menudo tienen consecuencias muy graves, sobre todo desde el punto de vista fiscal, porque cuando hacen sus impuestos, o les llega una auditoría del Servicio de Rentas Internas (IRS), las penalidades y el pago de lo que no se hizo bien, pueden ser graves.
A continuación veremos algunas medidas que debe seguir para ir por el buen camino.

1) No retire dinero en efectivo de la cuenta de la corporación. (a excepción de un cashier check para un pago específico de la corporación.

2) No escriba cheques cash (en efectivo), hágalos a nombre de la persona y con la descripción correcta.

3) No haga compras personales usando la cuenta de la corporación.

4) No pague las cuentas de agua, luz, o del teléfono personal de la cuenta de la corporación. Si usted trabaja desde casa y consume parte de estos gastos para fines de su negocio, debe determinar cuántos pies cuadrados de su vivienda está usando para el mismo, esa parte la incluirá como gasto de renta y debe reportarlo en su income tax (declaración de impuestos) como ingreso, y en base a los pies cuadrados también se harán las deducciones de las utilidades (utilities) o servicios, tal como lo dice la ley (IRS Revenue Procedure 2013-13, January 15, 2013).

5) Hágase un cheque en concepto de salario y pague los impuestos todos los meses antes del día 15

6) No use el Sales Tax Certificate para compras personales o para uso de la oficina. Debe de cobrar sales tax a todas la ventas que realice a excepción de los que le presenten un SALES TAX CERTIFICATE, conocido como la excepción, o si éstas son en el extranjero debe presentar el BILL OF LADING, conocida por las siglas BL. Si usted no tiene estos comprobantes, en caso de tener una auditoría tendrá que pagar los sales taxes (impuestos de ventas), más los intereses y las penalidades.

7) Si usted usa la cuenta de la corporación para fines personales, ese dinero será considerado por el Servicio de Rentas Internas (IRS por sus siglas en inglés) como salario. Si no lo hace de esta manera, en caso de una auditoría tendrá que pagar los impuestos, los intereses y las penalidades.

8) Si alguien trabaja para usted, debe ser considerado empleado y hacerle los descuentos correspondientes del Seguro Social, los impuestos del Medicare y los impuestos federales. El pago de los impuestos es el día 15 de cada mes.

9) Si alguien le hace un trabajo a usted de alguna reparación o de mantenimiento, o es un gasto de una persona que no es parte de su negocio, deberá hacerle la Forma W9 antes de entregarle el cheque para poder emitirle su forma correspondiente a fin de año.

10) Otros servicios prestados aparte de contabilidad e impuestos son auditorías (state, federal, insurance, unemployment, worker compensation, labor,) licencias, Payroll (salarios).

DUE DATES (Fechas límites)

– MENSUALMENTE:
– PAYROLL DEPOSIT antes del 15 de cada mes.
– SALES TAX, Antes del día 20 de cada mes.
– TRIMESTRALMENTE: 
– Forma 941, enero 31, abril 30, julio 31, octubre 31
– Forma RT, enero 31, abril 30, julio 31, octubre 31
– ANUALMENTE:
– Forma 940 enero 31
– Forma W2 febrero 28
– Forma W3 febrero 28
– Forma 1096 febrero 28
– Forma 1099 febrero 28
– Forma 1065 marzo 15

– Forma 1120S marzo 15
– Forma 1120 abril 15
– Forma F-1120 abril 1
– Forma DR-405 abril
– Forma 1065 abril 15
– Forma 1040 abril 15
– REPORTE ANUAL
– 1 de mayo
– Forma 1040NR junio 15
– Forma 990 mayo 15
– Forma 1120 extensión septiembre 15
– Forma 1040 extensión octubre 15